Steuerfreie Sachleistungen sind ein etablierter Bestandteil der modernen Personalpolitik und eine Win-win-Situation für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Doch welche Vorteile bringen sie genau?

Die Gewährung von steuerfreien Sachleistungen durch den Arbeitgeber kann für Arbeitnehmer wie auch für Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich bringen. Sie fördern nicht nur die Mitarbeitermotivation und -bindung, sondern können auch steuerlich vorteilhaft gestaltet sein.

Aber welche Regelungen sind dabei zu beachten? Und in welcher Form können diese Leistungen vom Arbeitgeber erbracht werden, ohne steuerliche Nachteile für den Arbeitnehmer und das Unternehmen zu riskieren? Wir haben alles Wichtige zusammengefasst.

Was sind steuerfreie Sachleistungen?

Steuerfreie Sachleistungen sind Güter oder Dienstleistungen, die vom Arbeitgeber zusätzlich zum regulären Gehalt an Arbeitnehmer gewährt und nicht zur Lohnsteuer und Sozialversicherung herangezogen werden. Diese können verschiedene Formen annehmen, wie Gutscheine, Sachgeschenke oder die Nutzung von Firmeneinrichtungen, solange sie bestimmte gesetzliche Grenzen und Voraussetzungen erfüllen.

Im Kern dienen diese steuerbefreiten Leistungen als Anreiz- und Belohnungssysteme, die zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit beitragen, ohne die Steuerbelastung für Arbeitnehmer wie Arbeitgeber zu erhöhen. Sie sind ein effektives Mittel zur personalpolitischen Gestaltung im Unternehmen.

Das Wichtigste zu steuerfreien Sachleistungen zusammengefasst

• Steuerfreie Sachleistungen sind nicht monetäre Güter oder Dienste, die zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.
• Die Höchstgrenze für steuerfreie Sachleistungen liegt aktuell bei 50 Euro pro Monat und Arbeitnehmer.
• Sie unterliegen weder der Steuer- noch der Sozialversicherungspflicht, wenn gewisse Freigrenzen und Richtlinien eingehalten werden.
• Arten der Sachleistungen reichen von Gutscheinen über Geschenke bis hin zum Fitnessstudiozuschuss.
• Gutscheine oder Guthabenkarten dürfen nicht in Bargeld umgewandelt werden können

Abgrenzung zu geldwerten Vorteilen

Steuerfreie Sachleistungen und geldwerte Vorteile werden oftmals verwechselt. Sie sind jedoch zwei unterschiedliche Bestandteile des Vergütungssystems eines Unternehmens. Während Sachleistungen oft physische Güter oder Dienstleistungen darstellen, handelt es sich bei geldwerten Vorteilen um finanzielle Zuwendungen, die einem Mitarbeiter neben dem üblichen Gehalt zufließen.

Wie etwa ein Firmenwagen, der auch privat genutzt werden kann, unterliegen sie der Steuer- und Sozialversicherungspflicht. Im Gegensatz dazu werden steuerfreie Sachleistungen, die innerhalb der gesetzlichen, monatlichen Freigrenzen bleiben, eben nicht versteuert. Dies begünstigt eine direkte Kostenersparnis. Die Bewertung dieser Leistungen erfolgt nach ganz spezifischen steuerrechtlichen Regeln, die sicherstellen, dass die Grenze zur geldwerten Zuwendung nicht überschritten wird.

Eine korrekte Erfassung ist sehr wichtig

Es ist essenziell, die beiden Vorteilstypen korrekt zu erfassen und in der Lohnbuchhaltung entsprechend auszuweisen. Fehlbewertungen können zu steuerlichen Nachforderungen oder sogar Strafen führen, was die Notwendigkeit exakter Buchführung unterstreicht. Daher ist es entscheidend, bei der Auswahl von r-Anreizen die relevanten steuerlichen Aspekte zu berücksichtigen, um sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer optimale Bedingungen zu schaffen.

Voraussetzungen für Steuerfreiheit

Um von der Steuerfreiheit von Sachleistungen zu profitieren, müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein. Zunächst gilt es, die Sachbezugswerte nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung zu beachten. Die Leistung darf den festgesetzten Freibetrag von aktuell 50 Euro pro Monat nicht übersteigen. Darüber hinaus darf er nur für Sachleistungen und nicht für Bargeld oder geldwerte Vorteile zur Anwendung kommen.

Steuerfreie Sachbezüge dürfen keinen Lohnanteil ersetzen

Außerdem muss die Sachleistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Die steuerfreie Zuwendung darf nicht in einer Gehaltsumwandlung bestehen. Es ist ebenfalls notwendig, dass die Sachleistungen konkret benannt und vom Finanzamt anerkannt sind. Die genaue Abgrenzung zur geldwerten Leistung ist dabei essenziell, um die Steuervorteile zu wahren und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Arbeitgeber müssen die gesetzlichen Bestimmungen streng einhalten

Steuerfreie Sachleistungen sind im Einkommensteuergesetz (EStG) verankert und unterliegen präzisen Regulierungen. Insbesondere regelt § 8 Abs. 2 S. 9 EStG die Bewertung von Sachbezügen. Hierbei ist die Unterscheidung zwischen dem geldwerten Vorteil und Sachbezügen zentral, welche im Gesetzestext klar definiert wird.

Sachbezugswerte werden jährlich neu festgesetzt

Nach § 8 Abs. 2 S. 11 EStG werden die Sachbezugswerte jährlich neu festgesetzt und entsprechend bekannt gegeben. Die Finanzverwaltung veröffentlicht regelmäßig die Richtlinien, nach denen Sachbezüge bewertet werden, um den steuerrechtlichen Rahmenbedingungen Genüge zu tun. Diese Werte sind entscheidend, um die steuerfreie Grenze von Sachleistungen zu bestimmen.

Überschreiten der Freigrenze führt zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht

Konkret sieht der § 8 Abs. 2 EStG vor, dass Sachbezüge, die die Freigrenze überschreiten, in voller Höhe als lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig zu behandeln sind. Eine sorgfältige Dokumentation und korrekte Bewertung der Sachleistungen sind daher unverzichtbar, um rechtliche und steuerliche Nachteile für die Arbeitnehmer und das Unternehmen zu vermeiden.

Handhabung der Steuerfreiheit ist streng geregelt

Darüber hinaus ist die Handhabung der Steuerfreiheit bei Gutscheinen und Geldkarten in den gesetzlichen Bestimmungen detailliert geregelt. Gemäß der Lohnsteuer-Richtlinien müssen solche Instrumente bestimmte Kriterien erfüllen, um als steuerfreie Sachbezüge anerkannt zu werden. Dazu zählt beispielsweise, dass die Karten ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen eingesetzt werden können.

Dokumentation und Nachweisführung: So funktioniert´s!

Bei der Gewährung steuerfreier Sachleistungen ist die korrekte Dokumentation entscheidend. Sie dient als Nachweis dafür, dass alle Regelungen exakt eingehalten wurden. Arbeitgeber müssen jeden Sachbezug einzeln aufzeichnen, um den steuerlichen Freibetrag korrekt zu nutzen. Dies ist vor allem für eine mögliche Überprüfung durch das Finanzamt relevant.

Das sollte die Dokumentation des Arbeitgebers beinhalten:

• Informationen über den Zeitpunkt der Zuwendung
• Gegenstand der Sachleistung
• der zugrunde liegende Wert
• geeignete Belege: Kassenbons, Rechnungen oder Lieferscheine zählen, die die Sachleistung konkretisieren und deren Wert belegen.

Beliebte steuerfreie Sachleistungen

Zu den besonders geschätzten steuerfreien Sachleistungen zählt der Klassiker: der Tankgutschein. Solange dieses steuerfreie Geschenk den gesetzlichen Höchstbetrag nicht überschreitet und direkt zum Bezug von Kraftstoff führt, kann er monatlich übergeben werden. Weiterhin erfreuen sich Mitarbeiter an Gutscheinen für Lebensmittel oder Bekleidung, welche die alltägliche Lebenshaltung erleichtern und spürbar zum Wohlbefinden beitragen.

Zuschuss oder Kostenübernahme der Internetnutzung, Mobilfunkverträge oder Weiterbildungen

Als besonders attraktiv gelten ebenso moderne, steuerfreie Arbeitgeberleistungen wie die Übernahme von Kosten für die Internetnutzung oder Mobilfunkverträge. Diese Leistungen fügen sich nahtlos in den digitalen Alltag der Mitarbeiter ein und repräsentieren einen erheblichen Mehrwert. Im Zeitalter der Digitalisierung lässt sich ebenso ein Trend zu steuerfreien Weiterbildungsangeboten beobachten. Durch solche Maßnahmen wird nicht nur die Mitarbeiterbindung gestärkt, sondern auch ein wichtiger Beitrag zur Fachkompetenz und persönlichen Entwicklung geleistet.

Sachbezugskarten als praktische Alternative zum Gutschein

Eine weitere Möglichkeit, steuerfreie Gehaltsextras auf einfache Weise zu gewähren, ist der Einsatz von Sachbezugskarten. Diese erfreuen sich immer größerer Beliebtheit bei Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Denn die Verwaltung funktioniert sehr einfach und der aufgeladene Betrag kann nach Belieben für individuelle Wünsche ausgegeben werden. Wichtig ist, dass die Geldkarte u.a. keine Funktion besitzt, die das Auszahlen in Bargeld ermöglicht.

Beispiele möglicher steuerfreier Leistungen:

• Tankgutscheine
• Lebensmittelgutscheine
• Bekleidungsgutscheine
• Kostenübernahme Internetnutzung
• Kostenübernahme Mobilfunkverträge
• Zuschuss zum Fitnessstudiobeitrag
• Weiterbildungsangebote
• Sachbezugskarte

Individuell nutzbar: Gutscheine und Sachbezugskarten

Gutscheine sind der absolute Klassiker, um steuerfreie Sachleistungen zu gewähren. Mittlerweile werden sie immer öfter durch Sachbezugskarten, auch Mitarbeiterkarten genannt, abgelöst. Vor allem letztere Option ist sehr beliebt. Warum? Sie bieten vielfältige Einsatzmöglichkeiten und genießen eine hohe Akzeptanz.

Wichtig ist, dass bestimmten Anforderungen eingehalten werden, um steuerrechtlich als Sachbezug zu gelten:

• Gutscheine müssen auf einen Sachbezug hinweisen und dürfen nicht in Bargeld umgetauscht werden. Nur dann bleiben sie steuer- und sozialversicherungsfrei.
• Auch bei Sachbezugskarten, die als Debit- oder Prepaid-Karten angeboten werden, gibt es spezielle Vorschriften. Sie dürfen ausschließlich für den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen genutzt und nicht bar ausgezahlt werden.
• Zudem ist es erforderlich, dass diese Karten nicht mit Kreditfunktionen ausgestattet sind. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass es sich um reine Sachleistungen handelt, welche die steuerlichen Freigrenzen nicht überschreiten.
• Die Freigrenze für Sachbezüge liegt aktuell bei 50 Euro pro Monat pro Mitarbeiter. Wird dieser Wert überschritten, fallen Sozialabgaben und Steuern für den gesamten Betrag an.

Gutscheine treffen nicht immer den Geschmack der Arbeitnehmer

Gutscheine haben den Nachteil, dass sie den Geschmack des Arbeitnehmers verfehlen können. Ein gut gemeintes Geschenk vom Unternehmen wird dann schnell zur überflüssigen Aufmerksamkeit ohne Mehrwert. Sachbezugskarten hingegen bieten den Vorteil, dass sie ganz nach Belieben zum Kauf persönlicher Wünsche des Arbeitnehmers eingesetzt werden können. Es ist ein steuerfreies Extra, das sich für beide Seiten lohnt.

Sachbezüge sammeln ist mit der Sachbezugskarte möglich

Beim klassischen Tankgutschein ist es notwendig, den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss monatlich zu verbrauchen. Nutzt der Arbeitnehmer diesen jedoch in einem Monat nicht, taucht der steuerfreie Betrag zwar auf dem Lohnzettel auf, er kann aber faktisch nicht genutzt werden. Eine Sachbezugskarte hingegen bietet den Vorteil, dass die Beträge bis maximal 36 Monate als Guthaben gesammelt werden können. So kann diese steuerfreie Arbeitgeberleistung z.B. zum Bezahlen einer Reise, eines Fernsehers oder von Möbeln genutzt werden.

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