Steuerfreie Sachbezüge sind ein beliebter Benefit für Mitarbeiter. Denn statt unpersönliche Gutscheine zu schenken, kann der Sachbezug nach individuellem Wunsch verwendet werden und ist eine Top Alternative zur klassischen Gehaltserhöhung. Besonders einfach lassen sich Sachbezüge mithilfe einer Sachbezugskarte verwalten. 

Sie sind Arbeitgeber und suchen nach Tipps zur Auswahl der richtigen Sachbezugskarte? Wir helfen Ihnen, die beste Karte für Ihr Unternehmen zu finden. Erfahren Sie alles Wichtige über Akzeptanzstellen, Gebührenstrukturen, Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Integration in bestehende Systeme.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Auswahl einer Sachbezugskarte sollte auf Akzeptanzstellen, Gebührenstruktur und Benutzerfreundlichkeit basieren, um die Motivation der Arbeitnehmer zu steigern.
• Sicherheit und Datenschutz sind bedeutsam, um das Vertrauen der Mitarbeitenden zu gewinnen und die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen.
• Regelmäßige Schulungen, transparente Kommunikation und Feedback sind notwendig, um die Nutzung der Sachbezugskarten zu optimieren und Fehler rund um den Sachbezug zu vermeiden.

Kriterien zur Auswahl der richtigen Sachbezugskarte

Die Auswahl der richtigen Sachbezugskarte sollte sorgfältig und unter Berücksichtigung der Unternehmensziele und der Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfolgen. Dabei gibt es mehrere grundlegende Kriterien, die Sie im Auge behalten sollten. Dazu gehören die Akzeptanzstellen und Netzwerke, die Gebührenstruktur und die Benutzerfreundlichkeit der Geldkarten.

Diese Kriterien sind nicht nur wichtig, um sicherzustellen, dass die Karten effizient genutzt werden, sondern auch, um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Eine gut ausgewählte Sachbezugskarte kann die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden erheblich steigern und gleichzeitig die Verwaltung von Zusatzleistungen vereinfachen.

Akzeptanzstellen und Netzwerke

Ein wesentlicher Aspekt bei der Auswahl einer Sachbezugskarte ist die Anzahl und Vielfalt der Akzeptanzstellen. Eine hohe Anzahl an Akzeptanzstellen ist vorteilhaft, aber noch wichtiger für die Nutzung im Alltag der Mitarbeiter ist die Vielfalt der Händlerkategorien. Wenn die Karte nur in wenigen oder nur in solchen Geschäften genutzt werden kann, die für die Arbeitnehmer uninteressant sind, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeitenden sie regelmäßig verwenden.

Gebührenstruktur

Eine sorgfältige Prüfung der Gebührenstruktur ist ein weiteres wichtiges Kriterium bei der Auswahl der richtigen Sachbezugskarte. Eine wirtschaftlich effiziente Lösung zu finden, ist bedeutend, um die Kosten für das Unternehmen im Rahmen zu halten. Wird die Gebührenstruktur nicht genauer betrachtet, können die Kosten höher ausfallen als ursprünglich angenommen.

Es ist daher ratsam, die Gebührenstruktur verschiedener Anbieter sorgfältig zu vergleichen und eine Karte zu wählen, die transparente und faire Gebühren bietet. Dies hilft nicht nur, die Kosten für die Verwaltung der Sachbezüge zu kontrollieren, sondern sorgt auch dafür, dass die Mitarbeitenden den vollen Nutzen aus ihrer Geldkarte ziehen können.

Benutzerfreundlichkeit

Eine benutzerfreundliche Sachbezugskarte ist essenziell für die Akzeptanz und Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Sie sollte daher einfach zu bedienen sein und schnellen Zugang zu den Kontoinformationen bieten. Eine benutzerfreundliche Karte erleichtert nicht nur die Nutzung, sondern fördert auch das Engagement der Mitarbeitenden. Dies trägt auch zum Employer Branding bei, indem es das Arbeitgeberimage stärkt.

Beispiele für benutzerfreundliche Funktionen sind einfache Bedienmöglichkeiten und der schnelle Zugang zu Kontoinformationen. Schulungsangebote können ebenfalls helfen, das Verständnis und die Nutzung der Geldkarten zu verbessern.

Sicherheit und Datenschutz

Die Sicherheit und der Datenschutz sind bei der Verwendung von Sachbezugskarten von größter Bedeutung für Arbeitgeber. Der Schutz personenbezogener Daten muss gewährleistet sein, um das Vertrauen der Nutzer zu gewinnen und zu erhalten. Unternehmen müssen daher stets sicherstellen, dass ihre Datenschutzmaßnahmen transparent und wirksam sind, um den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu entsprechen.

Effektive Datenschutzmaßnahmen sind nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch ein wesentlicher Faktor für die Akzeptanz der Karten bei den Mitarbeitenden. Transparente Kommunikationsstrategien über die getroffenen Sicherheitsmaßnahmen können das Vertrauen der Mitarbeitenden stärken und die Nutzung der Geldkarten fördern.

Integration in bestehende Systeme

Die Integration von Sachbezugskarten in bestehende Unternehmenssysteme kann den administrativen Aufwand erheblich reduzieren. Durch die Nutzung von benutzerfreundlichen Online-Portalen und mobilen Apps wird die Verwaltung der Karten und Sachzuwendungen vereinfacht und der Zugang für Mitarbeitende erleichtert.

Eine reibungslose Integration in Lohnabrechnungs- und Buchhaltungssysteme ist wesentlich für den Erfolg der Einführung. Vorkontierungen und Schnittstellen können dafür sorgen, dass die Verwaltung der Sachbezugskarten nahtlos in die bestehenden Prozesse integriert wird.

Beispiele für beliebte Sachbezugskarten

Es gibt viele verschiedene Sachbezugskarten auf dem Markt, die unterschiedliche Vorteile und Funktionen bieten, darunter die Möglichkeit, den Sachbezug monatlich bis zu 50 Euro steuerfrei zu nutzen. 

Spendit VISA Prepaid-Karte

Ein Beispiel ist die Spendit VISA Prepaid-Karte, die personalisierbar ist und eine steuerfreie Nutzung von bis zu 50 € pro Monat ermöglicht. Diese Karte bietet eine flexible und wirtschaftliche Möglichkeit, Mitarbeitenden Zusatzleistungen anzubieten. Zu beachten ist aber, dass Gebühren für 12 Monate im Voraus zu entrichten sind. Bei situativer Ladung bzw. Fluktuation und längeren krankheitsbedingten Abwesenheiten sowie Elternzeit ist die Ladegebühr bereits entrichtet ohne tatsächlich zu laden.

PayCenter Mastercard Sachbezugskarte

Ein weiteres Beispiel ist die PayCenter Mastercard Sachbezugskarte, die eine kostenlose Kartengestaltung und Nutzeroptionen für regionale und Wunschhändler umfasst. Diese Karte eignet sich besonders für Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden ein hohes Maß an Individualisierung bieten möchten. Sie wird bei allen Mastercard-Akzeptanzstellen in der Region angenommen und sichert den Mitarbeitenden freie Auswahl bei der Verwendung der Arbeitgeber-Zusatzleistung.

Edenred City Card

Auch die Edenred City Card mit regionalem Fokus und flexiblen Modulen ist eine beliebte Wahl für Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden bis zu 50 Euro pro Monat steuerfrei zur Verfügung stellen möchten. Man sollte sich hier die verfügbaren Akzeptanzstellen im Umfeld des eigenen Unternehmensstandortes genau ansehen. Abseits der Ballungszentren gibt es deutlich geringere Einsatzmöglichkeiten für den Sachlohn seitens der Arbeitnehmer. Preiswerte Discounter generell und kleinere Geschäfte in ländlichen Regionen fallen hier für die Nutzung dieser Karte aus. Dadurch werden die 50 Euro Sachbezug als Benefit durch den Arbeitgeber unnötig den Mitarbeitern gegenüber eingeschränkt wird. 

Je freier die Prepaid Karte in der Verwendung des Sachbezugs ausgestaltet ist, ums so stärker ist die Wahrnehmung des Mitarbeiters als Geldleistung, Gehalt bzw. Entgelt gegeben, obwohl des sich ja um eine Sachzuwendung handelt, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Sachbezugskarten des Arbeitgebers schaffen dadurch mehr Zufriedenheit für Arbeitnehmende.

Diese Beispiele zeigen, dass es vielfältige Möglichkeiten gibt, um die passende Sachbezugskarte für Ihr Unternehmen zu finden.

Tipps zur Implementierung von Sachbezugskarten im Unternehmen für besseres Employer Branding

Bei der Einführung von Sachbezugskarten in Ihrem Unternehmen gibt es einige wichtige Punkte zu beachten. Zunächst müssen die steuerlichen Freibeträge eingehalten und die Sachleistungen lückenlos dokumentiert werden. Diese werden zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt. Dies stellt sicher, dass die Sachbezugskarten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen genutzt werden können.

Wiederaufladbare Sachbezugskarten bieten eine flexible und einfache Möglichkeit, steuerfreien Sachbezug bis zu 600 € jährlich (aktuelle Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro monatlich) als Sachlohn auf eine Prepaid Karte auszuzahlen. Dies kann die Verwaltung der Karten erleichtern und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhen.

Kommunikation mit Mitarbeitern

Eine klare und transparente Kommunikation mit den Arbeitnehmern ist entscheidend. So können die Vorteile und der Nutzen der Sachbezugskarte einfach vermittelt werden, um den Benefit der Karten zu verdeutlichen. Umsetzungsunterlagen und Marketingmaterialien können dabei helfen, die Einführung der Karten zu erleichtern.

Regelmäßige Updates und Informationsveranstaltungen sind ebenfalls wichtig, um das Verständnis der Mitarbeitenden zu fördern und Missverständnisse rund um den steuerfreien Sachbezug zu vermeiden.

Schulung und Support

Schulungen und Support sind essenziell, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die Sachbezugskarten effektiv nutzen können. Durch gezielte Schulungen können spezifische Fragen der Mitarbeitenden beantwortet und die Nutzung der Karten erleichtert werden.

Regelmäßige Überprüfung und Anpassung

Regelmäßige Überprüfungen von Regelungen und Anpassungen sind notwendig, um die Nutzung und Zufriedenheit mit den Sachbezugskarten zu optimieren.

Feedback von Mitarbeitern sollte kontinuierlich eingeholt und basierend darauf Anpassungen vorgenommen werden.

Häufige Fehler als Arbeitgeber vermeiden

Ein häufiger Fehler bei der Einführung von Sachbezugskarten ist die Vernachlässigung der Akzeptanzstellen. Es ist wichtig, im Vorfeld zu prüfen, ob die Karte an weit verbreiteten Orten genutzt werden kann, um eine eingeschränkte Nutzung zu vermeiden.

Ein weiterer Fehler ist die Wahl einer Karte mit hohen Gebühren, was die Kosten für das Unternehmen unnötig in die Höhe treiben kann. Zudem kann unzureichende Benutzerfreundlichkeit die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden mindern.

Zusammenfassung

Die Auswahl und Implementierung der richtigen Sachbezugskarte erfordern sorgfältige Planung und Berücksichtigung verschiedener Faktoren. Von der Anzahl der Akzeptanzstellen über die Gebührenstruktur bis hin zur Benutzerfreundlichkeit – all diese Kriterien spielen eine wichtige Rolle für den Erfolg.

Durch eine effektive Kommunikation, Schulung und regelmäßige Überprüfung können Unternehmen sicherstellen, dass die Karten optimal genutzt werden und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden hoch bleibt. Mit diesen Tipps und Beispielen sind Sie bestens gerüstet, um die passende Sachbezugskarte für Ihr Unternehmen zu finden und erfolgreich zu implementieren.

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FAQs Tipps zur Auswahl der richtigen Sachbezugskarte