Ausführliche Checkliste von der Auswahl bis zur Umsetzung

Schritt 1: Bedarf und Ziele definieren

Bevor Sie Mitarbeiterkarten einführen, stehen am Anfang eine Bestandsaufnahme sowie eine klare Zielsetzung. Überlegen Sie in welchen Bereichen und zu welchen Zwecken die Karten eingesetzt werden sollen.

Bedarf ermitteln

Analysieren Sie, welche Ausgaben in Ihrem Unternehmen anfallen, bei denen Mitarbeiter bisher in Vorleistung gehen oder umständliche Reisekosten-Abrechnungen nötig sind. Wie zum Beispiel bei Geschäftsreisen oder der Bewirtung von Kunden. Hier bieten Mitarbeiterkarten eine flexible Lösung, um diese Zahlungen direkt über das Geschäftskonto abzuwickeln.

Ziele festlegen

Möchten Sie primär die Verwaltung von Mitarbeiter-Ausgaben vereinfachen und Zahlungsprozesse digitalisieren? Oder steht die Mitarbeitermotivation im Vordergrund, etwa durch steuerfreie Extras? Definieren Sie, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist. Das kann beispielsweise eine Kostenersparnis, Zeitgewinn in der Buchhaltung, ein besserer Überblick über Zahlungsflüsse, oder die Bindung der Mitarbeiter durch Zusatzleistungen sein.

Herausforderungen identifizieren

Machen Sie sich bewusst, welche Herausforderungen das aktuelle Finanzmanagement mit sich bringt. Die Reisekostenabrechnung dauert zu lange? Es fehlt an Transparenz bei Ausgaben? Mitarbeiter legen privat Geld aus? All diese Punkte fließen in den Bedarf mit ein und helfen, den Fokus bei der Einführung der Karten zu setzen.

Praxisbeispiel: Start-Up

Ein Start-up merkt, dass das Team viel Zeit mit dem Sammeln von Belegen und dem Auslegen von Geld für Geschäftsreisen verbringt. Gleichzeitig möchte das Unternehmen den Mitarbeitern ab und zu etwas Gutes tun – ohne hohen administrativen Aufwand. Hier kann die Einführung von Mitarbeiterkarten gleich doppelt helfen – als Firmenkarte für alle geschäftlichen Transaktionen und optional als Sachbezugskarte für monatliche Extras.

Schritt 2: Die passende Kartenart auswählen

Mitarbeiterkarte ist nicht gleich Mitarbeiterkarte. Es gibt unterschiedliche Kartentypen und Ausführungen, die jeweils eigene Möglichkeiten bieten. Wählen Sie die Variante, die am besten zu Ihrem Konzept passt:

Prepaid- oder Kreditkarte

Entscheiden Sie, ob Sie Firmenkreditkarten mit Kreditrahmen (klassische Kreditkarten) oder lieber Prepaid-Karten auf Guthabenbasis nutzen möchten. Der Unterschied: Bei Prepaid-Mitarbeiterkarten wird vor der Nutzung Guthaben aufgeladen (Aufladung durch das Unternehmen), es besteht also kein Verschuldungsrisiko und eine volle Kostenkontrolle.

Kreditkarten mit Rechnung am Monatsende

bieten mehr Flexibilität, erfordern aber oft Bonitätsprüfungen und spätere Abrechnung der Gesamtsumme. Viele KMU starten daher gerne mit Prepaid-Lösungen, um die Ausgaben im Rahmen zu halten, während größere Firmen eventuell eine Kombination aus beidem nutzen.

Debitkarte direkt vom Geschäftskonto

Eine weitere Möglichkeit sind Debitkarten, die direkt an das Geschäftskonto gekoppelt sind. Jede Zahlung wird sofort vom Firmenkonto abgebucht. Dies eignet sich, wenn Sie einen Echtzeit-Überblick über alle Zahlungen wünschen und stets genug Liquidität auf dem Konto haben.

Physische vs. virtuelle Karten

Überlegen Sie, ob Ihre Mitarbeitenden physische Karten benötigen (wichtig für Geschäftsreisen, z.B. im Hotel oder Restaurant vor Ort) oder ob virtuelle Karten ausreichen (ideal für Online-Bestellungen, Software-Abos und digitale Tools). Virtuelle Mitarbeiterkarten lassen sich schnell erstellen und direkt in einer App oder Wallet nutzen. Praktisch ist auch eine Kombination: z.B. physische Karte für den allgemeinen Gebrauch plus Möglichkeit, bei Bedarf zusätzliche virtuelle Einmalkarten für spezifische Zwecke zu generieren.

Einsatzzweck berücksichtigen

Passen Sie die Kartenart an den Zweck an. Benötigen Sie die Karte hauptsächlich zur Verwaltung von Reisekosten und Projektausgaben? Dann achten Sie auf hohe Akzeptanz (Visa/MasterCard weltweit) und eventuell auf Features wie Zusatzversicherungen für Reisen. Soll die Karte dagegen als Sachbezug dienen (steuerfreier Benefit bis 50€ pro Monat)? Dann sind Sachbezugskarten auf Prepaid-Basis ideal, die beim Bezahlen wie normale Karten funktionieren, aber eben als Sachbezugs-Benefit verbucht werden. Viele Anbieter haben hier spezielle Modelle, die nur bis zur Freibetragsgrenze genutzt werden können und so automatisch im Rahmen der steuerlichen Vorgaben bleiben.

Nehmen Sie sich Zeit, die unterschiedlichen Ausführungen von Mitarbeiterkarten zu verstehen. Eine passende Finanzlösung auswählen bedeutet, die Balance zu finden zwischen Flexibilität für die Mitarbeitenden und Kontrolle für das Finanzteam.

Schritt 3: Anbieter vergleichen und Beratung nutzen

Der Markt für Mitarbeiterkarten und Geschäftskreditkarten hat sich stark entwickelt – es gibt mittlerweile zahlreiche Anbieter, vom FinTech-Start-up bis zur etablierten Bank, die Firmenkarten anbieten. Ein gründlicher Anbietervergleich ist daher wichtig, um das beste Angebot für Ihr Unternehmen zu finden.

Achten Sie bei der Auswahl auf folgende Punkte:

• Kosten und Gebühren: Vergleichen Sie die Kosten pro Karte sowie eventuelle monatliche Grundgebühren. Einige Anbieter sind für KMU in den Grundfunktionen kostenlos und finanzieren sich über Transaktionsgebühren, andere verlangen fixe Paketpreise. Achten Sie auch auf versteckte Kosten wie z.B. Gebühren für den Auslandseinsatz, Aufladen von Guthaben oder zusätzliche Tools.
• Funktionen und Software: Prüfen Sie, welche Verwaltungs-Software oder App der Anbieter bereitstellt. Wichtig sind Features wie Ausgabenlimits pro Mitarbeiter/Karte, Echtzeit-Transaktionsübersicht, Kategorisierung von Transaktionen, Beleg-Upload via App und Exportfunktionen für die Buchhaltung. Moderne Lösungen punkten mit Digitalisierung der Belegverwaltung – Mitarbeiter können z.B. direkt den Kassenzettel abfotografieren und zu der Transaktion speichern. Das erleichtert die Reisekostenabrechnung enorm.
• Integration: Idealerweise lässt sich die Lösung ins bestehende Finanzmanagement integrieren. Gibt es Schnittstellen (APIs) oder Exporte zu Ihrem Buchhaltungsprogramm (z.B. DATEV)? Kann die Karte mit Ihrem Geschäftskonto verknüpft werden oder bietet der Anbieter sogar ein eigenes Firmenkonto an? Solche Integrationen sparen viel manuelle Arbeit bei der Abrechnung.
• Akzeptanzstellen und Limits: Stellen Sie sicher, dass die Karten überall dort eingesetzt werden können, wo Sie sie brauchen. Für Sachbezugskarten lohnt ein Blick auf das Akzeptanzpartner-Netz. Beachten Sie auch die möglichen Kartenlimits: Wie hoch kann der Verfügungsrahmen sein, können Sie individuelle Budgets je Person setzen?
• Sicherheit und Kontrolle: Überprüfen Sie, welche Sicherheitsfeatures geboten werden (z.B. sofortiges Sperren der Karte via App, Benachrichtigungen bei Nutzung, Einstellen von erlaubten Kategorien). Diese Funktionen unterstützen Sie bei der Verwaltung und geben ein gutes Gefühl der Kontrolle.

Tipp: Nutzen Sie den unabhängigen Beratungs- und Vergleichsservice von mitarbeiterkarten24.de. Auf diesem Weg erhalten Sie einen umfassenden Überblick über alle relevanten Anbieter am Markt, ohne selbst stundenlang recherchieren zu müssen. Wir analysieren Ihren Bedarf und empfehlen Ihnen passende Lösungen – kostenfrei und unverbindlich. Sie bekommen transparente Informationen zu Unterschieden bei Karteneigenschaften, Preismodellen und Service der Anbieter. Unser Experten-Know-how hilft enorm, die richtige Entscheidung bei der Auswahl der richtigen Mitarbeiterkarte zu treffen.

Schritt 4: Internes Konzept und Richtlinien festlegen

Haben Sie sich für eine Kartenlösung entschieden, gilt es, ein internes Konzept für die Einführung zu erstellen. Klare Richtlinien und Prozesse stellen sicher, dass alle wissen, wie mit den neuen Firmenkarten umzugehen ist, und dass die Nutzung reibungslos verläuft. Wichtig dabei ist:

Wer bekommt eine Karte?

Legen Sie fest, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Mitarbeiterkarte erhalten. Oft bietet es sich an, zunächst bestimmten Teams oder Bereichen Karten zur Verfügung zu stellen – etwa allen, die regelmäßig auf Geschäftsreisen gehen (Vertrieb, Beratung etc.) oder jeder Person mit eigenem Budgetverantwortungsbereich. Definieren Sie Kriterien: Zum Beispiel nach Position (Führungskräfte, Teamleiter) oder Aufgabenbereich (Projektleitung, Einkauf).

Verwendungszwecke und Limits

Bestimmen Sie, wofür die Karte genutzt werden darf. Darf damit jede geschäftliche Ausgabe getätigt werden, oder nur für bestimmte Zwecke? Zum Beispiel keine Bewirtung ohne Freigabe, keine IT-Hardware ohne Rücksprache etc. Setzen Sie Budget-Limits je Karte oder Monat fest, um die Ausgaben im Rahmen zu halten. Diese Limits können Sie meist im Karten-Tool einstellen.
Beispiel: Reisekarten erhalten ein Monatsbudget von 2.000€, Sachbezugskarten werden automatisch mit 50€ pro Monat geladen.

Prozesse und Verantwortlichkeiten

Beschreiben Sie den Prozess, wie Ausgaben mit der Mitarbeiterkarte ablaufen sollen. Müssen größere Ausgaben vorab genehmigt werden und wenn ja, von wem? Wie sollen Mitarbeitende Belege einreichen – ausschließlich digital per App oder wird dennoch ein Papierbeleg in der Buchhaltung benötigt? Wer prüft die Transaktionen und führt die Verbuchung im Unternehmen durch?

Legen Sie fest, wer die Administration der Karten im Online-Portal des Anbieters übernimmt – z.B. die Finanzabteilung für Verwaltung von Limits, Aufladung von Guthaben und Sperrung bei Verlust.

Umgang und Regeln kommunizieren

Formulieren Sie diese Richtlinien schriftlich in einem kurzen Konzept oder einer Policy. Alle Angestellten, die eine Karte erhalten, sollten diese Regeln an die Hand bekommen. Das sorgt für Klarheit im Umgang mit dem neuen Tool.

Durch ein solides internes Konzept minimieren Sie Unsicherheiten und Unterschiede im Verständnis. Jeder weiß was zu tun ist und Mitarbeitende fühlen sich sicher im Gebrauch der neuen Karte. Das beugt auch möglichen Herausforderungen wie Fehlbuchungen oder Missbrauch vor.

Schritt 5: Technische Einrichtung und Integration in Finanzprozesse

Bevor die Karten an die Mitarbeiter ausgegeben werden, richten Sie das System ein und integrieren Sie es in Ihre bestehenden Prozesse. Die meisten Anbieter machen es den Arbeitgebern bei der Implementierung recht einfach:

• Konto und Karten einrichten: Erstellen Sie im Portal des Anbieters Ihr Firmenkonto. Legen Sie die gewünschten Anzahl an Karten an – bei physischen Karten Bestellung veranlassen, bei virtuellen Karten können diese oft sofort generiert werden. Hinterlegen Sie für jede Karte die notwendigen Daten (Name der Person oder Abteilung).
• Verknüpfung mit dem Firmenkonto: Stellen Sie sicher, dass die Finanzierung der Karten geklärt ist. Bei Prepaid- oder Debitkarten koppeln Sie idealerweise das Geschäftskonto für reibungslose Zahlungsflüsse. Alternativ laden Sie ein Guthaben-Konto beim Anbieter auf, von dem aus die Karten gespeist werden. Definieren Sie ggf. automatische Aufladungen (z.B. jeden Monat zum 1. die Sachbezüge aufladen oder Budgets zurücksetzen).
• Software-Integration: Integrieren Sie die Kartenverwaltung in Ihre Software-Landschaft. Beispielsweise können viele Anbieter mit Buchhaltungssoftware verbunden werden. Richten Sie Schnittstellen ein oder planen Sie den Datenexport. Stimmen Sie sich mit Ihrer Finanz-/IT-Abteilung ab, damit Tools wie Kostenstellenzuweisung oder Reisekostenabrechnung sauber verbunden sind. Je mehr hier automatisiert läuft, desto mehr Effizienz gewinnen Sie später.
• Testlauf: Führen Sie einen kurzen Test durch, bevor alle Mitarbeiter loslegen. Tätigen Sie eine kleine Test-Transaktion mit einer Karte und überprüfen Sie, ob diese korrekt im System erscheint, der Beleg-Upload funktioniert und die Buchung in Ihrer Buchhaltungssoftware ankommt. Dieser Probelauf stellt sicher, dass technisch alles funktioniert und Ihre Prozesse greifen.

Durch die Integration in bestehende Abläufe sparen Sie von Anfang an Zeit. Digitalisierung lautet das Stichwort: Wenn die Mitarbeiterkarte-Software mit Ihren internen Prozessen Hand in Hand geht, werden Zahlungen und Abrechnungen nahezu automatisch verbucht. Das entlastet die Buchhaltung und vermeidet Fehler.

Schritt 6: Mitarbeitende informieren und schulen

Jetzt geht es darum, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Boot zu holen. Eine neue Firmenkarte ist nur dann erfolgreich, wenn die Nutzenden wissen, wie sie damit umgehen sollen und welchen Vorteil sie davon haben. Planen Sie daher die Kommunikation und Schulung sorgfältig:

• Kick-off und Information: Informieren Sie Ihr Team über die Einführung der Mitarbeiterkarten. Das kann in einem Teammeeting oder via Intranet/Email geschehen. Erläutern Sie kurz die Vorteile: Zum Beispiel, dass Ausgaben einfacher abgerechnet werden, niemand mehr privat in Vorleistung treten muss, und ggf. dass steuerfreie Sachbezüge nun bequem über die Karte ausgegeben werden können. Stellen Sie abschließend den Ablauf vor.
• Schulung zur Nutzung: Führen Sie eine kurze Schulung oder Demo durch – praxisnah und gern mit Beispielen. Zeigen Sie, wie die Kreditkarten bzw. Prepaid-Karten eingesetzt werden: Beispiel: Demonstrieren Sie live, wie man mit der Karte online eine Zugfahrt bucht oder im Restaurant bezahlt. Erklären Sie auch die Funktionen der App oder Web-Oberfläche aus Sicht der Mitarbeitenden: Wie sehen sie ihr verfügbares Budget, wie laden sie Belege hoch, wie können sie ggf. Kategorien oder Projekte angeben.
• Guidelines und Support: Teilen Sie ein einfaches Merkblatt oder eine Kurzanleitung aus (digital oder auf Papier), in dem die wichtigsten Regeln und Schritte stehen. Nennen Sie eine Kontaktperson oder Support-Hotline (ggf. die des Kartenanbieters), an die sich Mitarbeitende bei Fragen oder Problemen wenden können.
• Positive Einstellung fördern: Motivieren Sie Ihre Angestellten, die Karte verantwortungsvoll und sinnvoll zu nutzen. Betonen Sie, dass dies auch eine Form von Vertrauen und Wertschätzung seitens des Unternehmens ist – gerade wenn es um die freie Verfügung von Budgets oder Sachbezügen geht. Dann fühlen sich alle beteiligt und übernehmen gerne die neue Verantwortung.

Eine gründliche Einbindung der Mitarbeitenden stellt sicher, dass die Nutzung der Mitarbeiterkarten vom ersten Tag an klappt. Eine falsche Anwendung oder Unsicherheiten werden vermieden, weil jeder den Umgang damit üben konnte. So entsteht im Team schnell Routine im Gebrauch der neuen Lösung.

Schritt 7: Ausgabe der Mitarbeiterkarten und Pilotphase

Nach den Vorbereitungen können Sie die Karten endlich ausgeben und den realen Betrieb starten. Es empfiehlt sich, mit einer kurzen Pilotphase zu beginnen:

• Karten austeilen: Verteilen Sie die physischen Karten an die vorgesehenen Mitarbeiter (oder laden Sie diese zu den virtuellen Karten ein). Achten Sie darauf, dass jeder seine PIN erhält bzw. die Karte aktivieren kann. Dieser Moment kann auch ruhig offiziell gestaltet werden – z.B. im Rahmen der Schulung – damit klar ist, dass dies jetzt ein neues Arbeitsmittel ist.
• Erste Nutzungsphase (Pilot): Vereinbaren Sie ggf. einen Pilotzeitraum (z.B. die ersten 1-2 Monate) mit intensiver Beobachtung. In dieser Phase nutzt eine ausgewählte Gruppe die Mitarbeiterkarten im Alltag, während das Finanzteam den Prozess eng begleitet. So können Sie Feedback sammeln: Haben alle die Belegablage verstanden? Gab es Probleme bei Zahlungen oder Akzeptanz? Wurden Limits irgendwo unerwartet erreicht?
• Anpassungen vornehmen: Nutzen Sie die Erkenntnisse der Pilotphase, um Ihr Konzept nachzuschärfen. Vielleicht stellen Sie fest, dass ein bestimmtes Team ein höheres Monatsbudget benötigt, oder dass Sie die Richtlinien präzisieren müssen (z.B. Umgang mit Trinkgeldern auf der Karte). Diese Optimierungen nehmen Sie jetzt vor, bevor das System auf alle ausgerollt wird.

Die Pilotphase stellt sicher, dass die Einführung im Kleinen erprobt wird. Für kleinere Unternehmen mag der Pilot sehr kurz oder gar nicht notwendig sein, da wenige Mitarbeiter beteiligt sind. Für größere Firmen ist er jedoch Gold wert, um Kinderkrankheiten auszumerzen. So oder so: Nach dieser Phase sind Sie bereit für den vollständigen Roll-out.

Schritt 8: Volle Umsetzung und laufende Verwaltung

Im letzten Schritt folgt die flächendeckende Umsetzung im gesamten vorgesehenen Personenkreis sowie die Etablierung der laufenden Verwaltung:

Roll-out an alle vorgesehenen Mitarbeiter

Jetzt erhalten alle Mitarbeiter, die laut Konzept eine Karte bekommen sollen, ihre Mitarbeiterkarte. Durch die Erfahrungen aus dem Pilot können Sie diese Verteilung reibungslos gestalten. Kommunizieren Sie nochmals kurz die wichtigsten Punkte – Konsistenz ist wichtig, damit wirklich jeder informiert ist.

Kontinuierliche Überwachung

Richten Sie innerhalb Ihres Finanzteams einen verantwortlichen Prozess ein, um die Transaktionen regelmäßig zu überprüfen. Das bedeutet nicht Mikromanagement jeder Zahlung, sondern z.B. ein wöchentlicher Check der Ausgabenübersicht durch die Buchhaltung oder automatische Benachrichtigungen bei ungewöhnlichen Vorgängen. So behalten Sie den Überblick über alle Zahlungsflüsse und können frühzeitig eingreifen, falls etwas auffällig ist.

Monatliche Abrechnung und Buchhaltung

Stimmen Sie die Buchhaltung darauf ein, nun regelmäßig die Auszüge oder Reports aus dem Kartenportal zu verbuchen. Idealerweise nutzen Sie die Export-Schnittstellen, damit die Abrechnung weitgehend automatisiert erfolgt. Vergleichen Sie am Monatsende die digitalen Aufzeichnungen mit den abgelegten Belegen, um vollständig zu sein.

Feedback und Support

Bleiben Sie mit den Mitarbeitenden im Gespräch. Fragen Sie nach ein paar Monaten nach, wie zufrieden sie mit der Karte sind, ob alles verständlich ist oder ob es Herausforderungen gibt. Dieses Feedback hilft, den Prozess weiter zu verbessern und zeigt den Mitarbeitern, dass ihre Meinung zählt. Sollten neue Kollegen hinzukommen, integrieren Sie die Kartenausgabe direkt ins Onboarding.

Ebenso wichtig: Bei Ausscheiden von Mitarbeitern die betreffende Karte zeitnah sperren/löschen – denken Sie daran, offboarding Prozesse entsprechend zu erweitern.

Fortlaufende Optimierung

Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen (z.B. vierteljährlich) die Nutzung der Karten und die Kosten/Nutzen-Bilanz. Eventuell lassen sich Budgets anpassen oder zusätzliche Karten für weitere Teams bereitstellen. Bleiben Sie auch informiert über neue Features oder Angebote Ihres Kartenanbieters – viele entwickeln ihre Tools laufend weiter und stellen Updates bereit, die Ihnen noch mehr Effizienz bringen könnten.

Durch die laufende Betreuung stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiterkarten-Lösung dauerhaft erfolgreich ist. Ihr Unternehmen gewinnt einen besseren Überblick über Ausgaben, die Finanzen bleiben geordnet, und Ihre Mitarbeiter schätzen die unkomplizierte Abwicklung. Die Finanzverwaltung wird spürbar entlastet, sodass Sie sich auf wichtigere strategische Aufgaben konzentrieren können.

Fazit: Vorteile nutzen – mit Beratung zum Erfolg

Die Einführung von Mitarbeiterkarten im Unternehmen bringt in vielerlei Hinsicht Vorteile: von eine vereinfachten Verwaltung der Ausgaben, über eine schnellere Reisekosten-Abrechnung und bessere Budgetkontrolle, bis hin zu motivierten Mitarbeitern durch moderne Arbeitsmittel oder Sachbezüge als Extras. Mit einer durchdachten Planung und unserer Schritt-für-Schritt-Checkliste meistern Sie den Prozess von der Auswahl bis zur kompletten Umsetzung.

Wichtig ist, alle Beteiligten einzubeziehen und auf bewährte Tools zu setzen, um den Umgang so einfach wie möglich zu gestalten. Gerade vor allem für KMU und Start-ups kann eine Mitarbeiterkarte einen Unterschied in der täglichen Effizienz bedeuten – aber auch große Unternehmen profitieren von der Flexibilität und Transparenz.

Nutzen Sie bei Bedarf die Unterstützung externer Experten: Das Vergleichs- und Beratungsportal mitarbeiterkarten24.de steht Ihnen mit Expertenwissen zur Seite. So finden Sie die optimale Lösung und holen das Beste für Ihr Team und Ihr Unternehmen heraus.

Mit dem richtigen Partner und einer guten Vorbereitung wird die Einführung der Mitarbeiterkarten garantiert zum Erfolg – Ihre Mitarbeiter und Ihre Finanzen werden es Ihnen danken!